営業は事前準備で差がつく｜商談前の8ステップ・フレームワーク6選・手順・必要な物まで解説

「営業前の準備って何をすればいいの？」
「最近、営業成績が伸び悩んでいる」

このように考えている営業マンの方は多いのではないでしょうか。

実は、一流の営業マンほど事前準備に時間を費やし、営業目的やゴールを明確にしたり、顧客に合わせた情報収集をしたりといった取り組みに注力しています。

そこで本記事では、営業準備の必要性や8ステップ、必要な準備物、5分で出来るセットアップ、事前に使えるフレームワークなどをまとめて解説します。

今回の記事を最後まで読むことで、トップ営業が普段密かに実践するテクニックを網羅的に取り入れれば、社内の同僚と大きな差をつけることが出来るでしょう。

最後にチェックリストも用意してあるので、是非最後までご覧ください。。

営業の事前準備とは？

「営業の事前準備」とは、営業に向けた情報収集や提案書作成、ロープレなどの準備全般を指します。

そのため、現在「提案書を作成したら準備完了」などと簡単に事前準備を済ましている方は、本記事によって営業活動の質が大きく改善するでしょう。

それぞれの準備は極めてシンプルなので、初心者でもすぐに実践しやすいのがポイントです。

逆に言えば、疎かにしやすい部分でもあるので、初歩的だからといって見誤らずに、チェックしながら一緒に準備を進めていきましょう。

営業の事前準備の必要性【実態調査】

なぜ一般的な営業マンは、営業の事前準備を疎かにしてしまうのでしょうか？

事前準備のモチベーションが上がらない原因として、なぜ必要なのかを理解できていない点が考えられます。実態調査を参考に、営業準備の大切さを確認しましょう。

全国の営業マン200名を対象にした調査で、以下の結果が分かりました。

調査より、顧客と話す前に営業準備をする必要性を「とても感じる・感じる」と答えた営業マンは8割以上もいました。

上記の結果からも、実際に準備の有無によって商談の成功率は大きく変化していることが分かります。

これらの結果から、営業準備は事前に必ず実施すべきと言えますが、なぜ営業マンは事前準備に時間を使えていないのかを探っていきます。

準備ができていない理由として、「時間が足りない」が1位に挙げられており、時間の捻出が課題となっているようです。

そして実は、それに続く理由が「準備がしっかりできているか分からない」です。意外にも、現在の自身の営業準備に不安を感じている人が3割以上もいるのです。

時間が確保できていないのであれば、確実なステップとフレームワークに沿って効率よく進めることが大切です。準備の内容面に不安を感じている場合は、この記事ですべて解決します。

事前準備を最適化し、時間を節約して動けるような生産性の高い営業マンを目指しましょう。

差をつける営業準備の8ステップ

差をつける営業準備の8ステップとして、以下の内容を押さえておきましょう。

商談直前までの実施すべき内容について、順番に詳しく解説していきます。

①　商談の目的やゴールを明確にする

最初に、営業活動の目的やゴールを明確にしておくと、成約までのイメージが湧き、商談後の振り返りもしやすくなります。

最終ゴールは成約ですが、一度の商談では達成できないことが多いため、1回ごとにそれぞれ目的やゴールを設定していくことが必要です。

目的やゴールは決して１つだけとは限りません。

実現可能な範囲で柔軟に設定し、商談後はその結果を振り返り社内に共有し、次回以降のアクションに結びつけましょう。

②　顧客に合わせた情報収集をする

続いては情報収集の段階ですが、営業の種類がBtoB（法人）かBtoC（個人）かによって、情報収集の方法が変わります。

また、既存の情報だけではなく、過去の担当者の対応履歴やヒアリング議事録なども重要な参考になります。複数の情報源に触れることで、商談に必要な情報を過不足なく得られるでしょう。

そして、BtoBの場合は企業の基本情報として、少なくとも以下の内容は確実に押さえておきましょう。

総じて意識すべきことは、「顧客が営業担当者に知っておいて欲しい情報は何か」を、顧客視点で考えて調べることです。

③　自社商材の強みを整理する

続いては、市場・競合調査を通して自社商材の差別化ポイントをまとめます。

その際、自社商材だけを見るだけではなく、競合他社と比較したうえで強みを整理できると、客観的で説得力のある提案が可能になります。

分析調査の方法としては、本記事で後ほど詳しく解説しますが、「3C分析」と「SWOT分析」のフレームワークを活用すると良いでしょう。

社内のマーケティング部門やカスタマーサクセス部門などと連携しながら、「なぜ自社でなければいけないのか」を客観的に自分でも納得できるまで、ロジカルに整理しましょう。

④　課題や提案の仮説立てをする

次に、以上の情報をもとに【顧客の課題】【課題に対する解決策】【叶えられる理想】を“セット”で考えます。

商談のフェーズ次第では、かなり仮説ベースになりますが、集めた情報やヒアリング内容から考えられる顧客の課題・ニーズに対して、自社商材の強みがどのように働いて解決できるのか、まとめて整理します。

この際、手元にある情報が足りないと少しでも感じたら、その他に集められる情報を探しに立ち戻りましょう。

上記の3項目をセットで仮説立てし、顧客別にあわせて以下のように顧客解像度を上げていきます。

⑤　提案資料・スクリプトの作成

仮説の組み立てが終わった後は、提案内容をさらに煮詰めて、提案資料やトークスクリプトとして形にしていきます。

伝えたい内容をトークスクリプトを用意しておくと、何をどの順番で話すか、クロージングをどの段階で展開するか、本番を想定して提案内容を具体化できます。

よく商談で商材の説明に終始してしまう営業マンがいますが、顧客が最も知りたい情報は商材の詳細よりも、結果の部分（得られるメリットや効果）です。

また提案資料についても、以下のように顧客視点に立って作成することが非常に重要です。

▼資料作成の詳細については下記記事で解説しているので、併せてご覧ください。

⑥　ロープレで準備を定着させる

ここまでの準備工程は、いわゆるインプットの部分です。当然、インプットをアウトプットをして定着させないと、本番で準備したことを全て発揮できません。

そこで、上司や同僚に協力してもらい、ロープレ（ロールプレイングの略）を実施しましょう。
ロープレでは、実際の営業現場をシミュレートして、現実の状況に近い様々なシナリオで実践練習します。

お互いに改善点をフィードバックしあい、納得のいくまでブラッシュアップさせましょう。

⑦　アポイントメントの確認

商談の前日までに、以下の内容を含んだメールを送りましょう。

以下のようなメール文を作成すると、シンプルでわかりやすくなります。

件名：お打ち合わせ日時のご確認【株式会社□□ 自分の名前】

○○株式会社
△△△△様

お世話になっております。
株式会社□□の（自分の名前）です。

以前お話ししていた商談の日程確認をさせていただきたいので、以下の項目に問題がないかお手すきの際にご確認ください。

・日時：2023年4月10日　所要時間：30分
・場所：○○株式会社　会議室
・担当者様のお名前：高田様

(自分の名前)
(自社名・所属課名)
(連絡先等)

⑧　身だしなみを整える

ここまでの段階が終わった場合は、身だしなみを事前に整えましょう。

第一印象で最も重要な要素は「清潔感」です。身なりの細かい部分までチェックしている担当者もいるので、しっかりと気を配るようにしましょう。

▼適切な髪型や髪色の詳細については、下記記事を是非ご覧ください。

次項からは、身だしなみ以外のセットアップについても解説するので、あわせて参考にしてみてください。

商談5分前にできるセットアップ

商談前に5分で出来るセットアップとして、以下の項目をマスターしておきましょう。

笑顔- Smile

笑顔は人間の心を開かせる力があり、第一印象から柔らかいオーラを出す効果があります。

営業前に鏡の前で笑顔の練習をしておき、商談開始後の3秒以内に自然な笑顔を作ることがポイントです。

現在はマスクを着用している場合も多いかと思いますので、特に以下の表情を練習しておくと良いでしょう。

挨拶- Greeting

事前に訪問先の雰囲気や相手の立場を把握しておき、臨機応変に挨拶ができるよう練習しておくと効果的です。

笑顔と同様に挨拶も、相手の第一印象に強く影響する要素の1つであり、最初の挨拶から相手に感謝を伝えられると好印象でしょう。

さらに、挨拶の中に配慮の言葉を添えることが出来るとベターです。

清潔感- Cleanliness

清潔感があるかどうかも、相手の第一印象に大きな影響を与えます。清潔感があると中身まで隙が無い印象を与えることができ、信頼してもらいやすくなります。

前項「身だしなみを整える」で説明した通り、スーツだけでなくカバンや靴、髪型まで細かいところまで必ず事前に確認しておきましょう。

入り言葉- Opening line

商談が始まり唐突に売り込むのではなく、程よく雑談などでアイスブレイクできると理想的です。

アイスブレイクの言葉通り「氷を溶かす」ように、緊張が解けるような会話を用意しておきましょう。

会話を滞らせないためにも、当日のニュースや訪問先の動向等は事前にチェックしておきましょう。

ラポール- Rapport

ラポールとは、フランス語が語源で「調和した関係、心が通い合う関係」を意味します。この考え方は、相手への信頼が必須条件となる営業において、非常に重要な要素といえます。

トップ営業がラポールを形成する際、会話の中でオウム返し・ミラーリング・ペーシングなどの話術を巧みに使っています。

自信- Mental rehearsal

営業担当者が感じている自信の無さは、意外と相手に伝わっているものです。

言動から不信感を与えないよう、少しでも自信があるように見せるための工夫をしてみましょう。

ただし、いずれにしても塩梅が大事です。特にゆっくりとした所作や話し方は、相手に嫌悪感を与えかねないため注意しましょう。

営業準備で役立つフレームワーク

営業準備で役立つフレームワークとして、以下の5つを押さえておきましょう。

それぞれのフレームワークについて、詳細を解説します。

3C分析

3C分析は、自社（Company）・顧客（Customer）・競合（Competitor）の頭文字を取って考え出されたマーケティングの基礎的なフレームワークですが、これにより自社を取り巻く現状についてマクロ視点で把握できます。

自社商材の立ち位置や強みを整理することができ、提案内容をより客観的で納得感のあるものにすることができます。

3Cのそれぞれの内容としては、下記の通りです。

SWOT分析

SWOT分析は以下の要素で、自社の強み・弱み・機会・脅威を整理する際に便利です。

前項の3C分析では、マクロ的な視点で環境分析をしたのに対し、SWOT分析ではややミクロに自社の環境を整理し、今後自社が取るべき立ち位置や戦略を明確にします。

さらに、内部環境（自社リソースなどの操作可能なもの）と外部環境（市場・競合・法制度など操作不可能なもの）、そしてプラス要因とマイナス要因に分類すると、より考えやすくなります。

それぞれの状況における強みの活かし方、弱みの補い方、リスクヘッジ方法などを整理できるので、3C分析と組み合わせて是非活用してみてください。

PEST分析

PEST分析は以下の観点で、自社を含む業界全体を取り巻くマクロ環境を把握するためのフレームワークです。

近年ではコロナウィルスの流行により、様々な業態の会社が大きな打撃を受けました。そのため今後のリスクヘッジのためにも、外部環境にフォーカスしたフレームワークであるPEST分析の重要性は増しています。

ただし、マクロ環境は非常に不安定で細かく変化するため、頻繁な分析が必要となることを念頭に置きましょう。

4P分析

4P分析は、以下の4つの観点で具体的な販売手段の戦略を立てるための鉄板フレームワークです。

主にマーケティングで使われるフレームワークですが、営業にあてはめて考える際にも便利です。

さらに、この4Pに加えて、ユーザー目線で再構築した「4C」と組み合わせて考えると、やりやすいでしょう。この考え方は「マーケティングミックス」と呼ばれています。

BANT予測

BANT予測は、営業のヒアリングで使えるフレームワークで、以下の英単語の頭文字が使われています。

上記４つのヒアリング項目は、成約するためには必ず必要になる情報なので、確実に引き出しておきたい４つです。

ヒアリング後の分析にも活用できるので、上記の情報に抜け漏れがないか必ず確認しましょう。

DMUマップ

DMU（Decision Making Unitの略）はその名の通り、意思決定構造を固まりに分けて考える、ヒアリング前に用意しておきたいフレームワークです。

そしてDMUマップは、それをマップに書き起こしたものです。これにより、組織全体を見える化できるだけでなく、その組織の誰からヒアリングすべきか、ヒアリングの戦略を練ることが出来ます。

以下は、一般的な企業を想定して分析した場合の、DMUマップのサンプルです。自社で行う際の、参考にしてみてください。

事前に準備すべき営業ツール

事前に準備すべき営業ツール として、以下の7つが主に挙げられるでしょう。

営業ツールについて、順番に解説します。

名刺（最低10枚）

名刺は、最低でも10枚用意しておくと良いでしょう。

商談相手の人数は当日にならないと分からないケースもあるため、少なめに持っていくのは危険です。

多くの担当者を紹介してもらうケースもあるので、多めを意識して名刺ケースに入れておくと良いでしょう。

提案書（予備2～3部）

提案書に関しても、予備を持っていくのがおすすめです。

当日になって急に担当者が増える可能性もあるので、予備があると親切な印象を与えられます。

提案書の他にも、パソコンで確認できるように提案書のURLは控えておくのがおすすめです。

見積もり

見積書があると、実際の提案がしやすくなります。

紙やパッド形式で問題ないので、すぐに相手に情報を共有できるようにしましょう。

見積書があると、顧客側も購入時のイメージがよりしやすくなります。

契約書

商談になってその場で契約書を書くこともあるので、書面でもっていきましょう。

すぐに書けるようにペンも持参しておくと、いざという時に相手に対して親切な印象を与えられます。

印鑑朱肉

契約書を結ぶ際、印鑑の押印もセットになります。

商談した場所に朱肉がないことも考えられるので、持っていくと相手にとって親切です。

商品サンプル

商品サンプルがあると提案時に説明しやすくなるうえに、相手も購入後のイメージができるでしょう。

特に有形商材営業の場合は、商品サンプルの存在が必要不可欠です。

パンフレットとあわせて持参することで、顧客がより検討しやすくなります。

レター

訪問後にレターを送ると、相手からの印象が良くなります。

訪問先が個人であれば誕生日・結婚記念日などに基づいてレターを送ると、さらに印象が良くなります。

メールだけではなく書面でもレターを送り、相手からの印象を高めると良いでしょう。

【チェックリスト】まとめ

営業テクニックだけ伸ばしても、成約率は上がりません。

事前準備やセットアップなどが、相手の印象を左右し成約率の向上につながります。

今回の記事では、実務に必要な情報を網羅的に解説しています。

より優れた営業マンになりたいという場合は、今回の記事を参考に行動してみましょう。