「これから営業事務、サポートを採用したい。」
「採用時には何に気をつければ良いの？」
このように悩む方もいるでしょう。
営業事務とは、営業マンが活動しやすいようにサポートする仕事を指します。
高いスキルを持つ営業事務を採用できれば、さらなる自社の売上につながるでしょう。
今回の記事では営業事務の概要、採用方法、導入コストなどを解説します。
営業事務、サポートの採用を検討している場合はぜひ参考にしてみてください。
営業事務とは？一般事務との違いは？
営業事務と一般事務には、明確な違いがあります。
混同しないように、それぞれ確認してみましょう。
営業事務の役割
営業事務の役割として営業担当者のサポート、事務処理や秘書などが挙げられます。
一般事務と異なり、営業周りのサポートすることに特化しているのがほとんどです。
ただ事務作業をこなすだけではなく、営業部隊との密接なコミュニケーションが求められます。
営業部隊とのコミュニケーションが足りていないと、齟齬が生まれてしまい業務効率化につながりません。
営業事務には高い処理能力だけではなく、コミュニケーション能力も求められるのが特徴です。
一般事務との違い
一般事務はその名の通り、社内の事務作業を主に行う人を指します。
営業事務は営業周りの事務作業を行いますが、一般事務は部署に関係なく業務を任されるのが違いです。
電話対応、申請管理、資料作成、勤怠管理などより幅広い仕事内容になっています。
社内全体の事務作業を行うため、覚えるべきスキルも幅広くなるのが特徴です。
営業事務を採用するメリットは？仕事内容を解説！
営業事務を採用するメリット・仕事内容として、以下の4つがあります。
どのようなメリット・仕事内容があるのか把握して、営業事務への理解度を高めましょう。
管理業務
営業事務は、営業マンだけでは追いつかない管理をサポートします。
営業事務の管理業務として、以下のような例が挙げられるでしょう。
- 契約管理
- 売上管理
- 納品管理
- 在庫管理
複数の管理を並行して行う必要があるため、マルチタスクを処理する能力が強く求められます。
資料作成
資料作成のために0からリサーチする場合、多くの時間がかかるので営業マンにとって負担のかかる作業です。
営業事務がいると、時間のかかるリサーチや資料作成を依頼できます。
ただし、営業部隊とのコミュニケーションが前提になるので、任せる場合は密にコミュニケーションが取れる環境を構築しておきましょう。
クライアント対応
営業事務は営業部隊が不在の場合に、クライアント対応を行う場合があります。
クライアント対応といっても本格的な提案ではなく、取次ぎをする場合がほとんどです。
ただし、この取次ぎを上手くできるかどうかで成約に関わってくる場合があります。
とくに新規営業関連の電話などは、営業部隊に対してすぐに取り次ぐことが大切です。
失注につながらないように、すぐに連絡できる体制を作っておきましょう。
電話対応
営業事務は、営業部隊の代わりに電話対応を行う場合があります。
不在時の対応はもちろん、問い合わせにも対応することもあるでしょう。
企業に来た問い合わせをそのまま営業につないで、案件化することも珍しくありません。
既存クライアントと同じく、素早く対応して営業部隊につなげることが重要です。
コミュニケーションを徹底して、問い合わせてきた相手にストレスを与えないようにしましょう。
営業事務ってどう動くの？
営業事務の1日の流れ、テレワークの流れを把握しておくと、営業事務への理解度が高まります。
採用する際のイメージをつかむために、1つずつ確認していきましょう。
1日のスケジュール例
営業事務が出社してから、退社するまでのスケジュール例は以下の通りです。
以上の例はあくまでも一例です。
務める企業によっても大きく内容が異なる場合があるので、参考程度にとどめておきましょう。
テレワーク時代の働き方
テレワークでも、営業事務の基本的な業務内容や流れは変わりません。
来客以外の対応はテレワークでも問題ないといえるでしょう。
来客に関しても、近年ではZoomなどがあるので緊急時以外はとくに問題がありません。
テレワークを導入することで、より効率よく働けるようになるので積極的に導入してみると良いでしょう。
営業事務に必要なスキルは？
営業事務に必要なスキルを、主に以下の観点で見極める必要があります。
営業事務を採用する際は、自社の求めるスキルを持っているか見極めましょう。
採用時に重視すべきスキル
営業事務で重視されるスキルとして、以下の例が挙げられます。
- 事務処理能力
- 作業スピード
- Excel、WordなどのPCスキル
- コミュニケーションスキル
- タスク管理能力
- スケジュール管理能力
いずれも重要なスキルですが、とくに求められるのはコミュニケーション能力です。
営業事務は、営業部隊と密にコミュニケーションを取り合う必要があります。
コミュニケーションの質やスピードが成約につながる場合もあるので、コミュニケーションスキルに重きを置いて採用するのがおすすめです。
入社後教育するべきスキル
入社後に教育すべきスキルとして、ITスキルが挙げられます。
WordやExcelはもちろん、自社で使っているITツールをすべて使いこなせないといけません。
勤怠管理、MAツール、SFAツール、生産ツールなどがあれば、営業事務がすべて使いこなせるようにマニュアル化しておきましょう。
他にも教育するべきスキルとして、業務改善能力が挙げられます。
営業事務は営業部隊がより動きやすくなるように、事務作業をこなす必要があるからです。
業務フロー、業務効率などの改善方法も教える必要があります。
ITスキルだけではなく業務改善能力まで育てられると、より営業事務として成長するでしょう。
営業事務の採用方法
営業事務の採用方法は、ある程度決まっています。
上記6つについて網羅的に解説するので、参考にしてみてください。
求人を出す
一番ベーシックな採用方法として、求人を出すという方法が挙げられます。
リクルートやマイナビなど大手求人サイトに出すことで、多くの人に認知してもらえます。
ただし、20万～50万円程度の掲載料がかかるため、コストがかかりやすいのが難点です。
プランによっても料金が変わるため、求人サイトに出す場合は予算に余裕を持たせておきましょう。
オンラインアシスタント
オンラインアシスタントとは、オンライン・リモートで営業事務、雑務などを請け負う仕事を指します。
人材を正社員として雇用せず、フリーランスを採用するので面倒な手続きがないのが強みです。
仲介サイトを利用することで、さまざまな人材にアプローチできるため、自社にあったアシスタントを見つけられるでしょう。
ただし、自分で人材にアプローチする必要があるため、ある程度の手間がかかるのが難点です。
ヘッドハンティング
他社の優秀な人材に声をかけてアプローチするのが、ヘッドハンティングです。
優秀な人材を引き当てられる可能性が高く、即戦力になる人材を雇用できます。
優秀な人材を雇用できる可能性はありますが、その分支払う報酬も高い傾向にあります。
即戦力を求めていない場合は、他の採用方法を検討しましょう。
採用エージェント利用
採用エージェントに依頼することで、採用に関する手間を削減できます。
エージェントが自動で優秀な人材を探してくれるため、人材の質を担保する際にも便利です。
ただし、採用エージェントを利用する場合、60～120万円程度の成果報酬を支払う必要があります。
コストがかさみやすいので、依頼する場合はあらかじめ予算を確保しておきましょう。
大学や専門学校との連携
大学や専門学校との提携を行っておくことで、優秀な人材を確保しやすくなります。
コストも削減できるので、まさに一石二鳥の採用方法といえるでしょう。
ただし、学生なのでビジネスマナーやスキルの育成を行う必要があります。
即戦力にはなりにくいので、その点を注意したうえで採用に臨みましょう。
内定者紹介
自社の社員や知り合いから人材を紹介してもらう方法も良いでしょう。
コストがかからないうえに、信用の得られる人物から紹介される人材なので安心です。
ただし、実際に面談してみるとあわなかったり、求めるスキルに達していなかったりします。
信用できる人物からの紹介だとしても、丁寧に採用するように心がけましょう。
導入コスト比較
雇用する方法によって、導入コストが大きく異なります。
今回は以下の3つで導入コストを比較してみましょう。
- 正規雇用
- 非正規雇用
- フリーランス
正規雇用
正規雇用の場合、月収25～30万円あたりが相場とされています。
長期かつモチベーションの高い人材を採用できますが、その分コストがかかるのが難点です。
月収25万円で月の稼働時間が160時間だとすると、年収300万円です。
コストを削減したい、スポット採用で問題ない場合は非正規雇用、フリーランス採用を選びましょう。
非正規雇用
派遣社員の場合、時給1,000円～1,800円あたりが相場とされています。
派遣の場合、残業の有無は契約によって決定されるので、事前に打ち合わせておくのが大切です。
時給1,000円で月の稼働時間が160時間だとすると、月収16万円、年収192万円です。
コストは抑えられますが、長期にわたって自社で働いてくれるとは限りません。
長期雇用にしたい場合は、正規雇用で採用すると良いでしょう。
フリーランス
フリーランスの場合、相場は決まっておらず、スキルや採用期間によって大きく価格が変わります。
正社員雇用よりも手続きが少ないため、手軽に採用しやすいのが強みです。
ただし、中にはスキルが低いフリーランスもいるので、選別はしっかりと行う必要があります。
また、他の案件も並行していることがあり、パフォーマンスが低い場合もあるので注意が必要です。
採用する場合は、リソースも含めて細かく確認しましょう。
まとめ
営業事務を採用することで、営業部隊がより楽に働けます。
優秀な営業事務がいることで事務作業の削減につながるので、営業活動により集中できるでしょう。
ただし、採用時にはコミュニケーション能力、ITリテラシーがあるか見極めることが大切です。
今回の記事では、営業事務の採用ポイントも記載しているので、あわせて参考にしてみてください。
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