Gmailの自動返信機能とは？2つの設定方法をわかりやすく解説【不在通知/返信定型文】

メールの作成や送信は、忙しい営業マンにとって負担の大きい作業ではないでしょうか？
特に長期休暇や休みの日などに届くメール対応は、かなりの時間とエネルギーを要するものです。

そんな時に、オススメなのが「Gmailの自動返信機能」です。
Gmailの自動返信機能とは、文字通り、届いたメールに対して自動的に返信する機能です。

この記事では、Gmailで自動返信するための設定方法を2種類、わかりやすく解説していきます。

返信定型文とフィルタで設定したい、不在通知機能を活用したいという方は、この記事で全ての悩みを解決できるでしょう。

Gmailの自動返信機能とは

Gmailの自動返信機能とは、先述した通り、相手に自動的に返信メールを送信する機能のことです。

あらかじめ設定しておいた内容の文章を、メールを送信してきた相手に自動送信することができます。

自動返信機能を用いることで、年末年始やお盆などの長期休暇や不在時など、業務時間外にメール返信をしなければならない場合でも、効率的なメール対応が可能になるでしょう。

Gmailで自動返信する2種類の方法

Gmailでは返信定型文とフィルタの設定、または不在通知機能の活用で自動返信をすることができます。

すべての必要な行程は、Gmailで完了します。その設定方法について、次項から詳しく解説していきます。

Gmailの自動返信の設定手順

Gmailには、前述したとおり、「返信定型文とフィルタの設定」と「不在通知機能の活用」の2つの方法で自動返信ができます。ここからは、2種類の設定方法について紹介していきます。

いずれの方法でも、設定完了後は念の為、Gmailで自動返信の確認テストをしましょう。

① 返信定型文とフィルタの設定

返信定型文とフィルタを設定することによって、Gmailで送られてきたメールに自動返信をすることが可能になります。

返信定型文の設定方法

以下のステップを踏むことで、最大50通りの返信定型文のテンプレートを作成して使い分けることができます。

以上の手順で、返信定型文のテンプレートが保存できます。

テンプレートを使いたいときは、新規作成ウィンドウの右下のメニューアイコンをクリックし、「テンプレート」から使用したいテンプレートを選べば、自動で件名と本文に反映されます。

返信定型文を設定したら、続いて、Gmailで自動返信するためのフィルタを作成します。

自動返信のフィルタの設定方法

以上の手順で、無事にGmailで指定した内容を自動返信できるようになります。

このように、返信定型文・テンプレートごとにフィルタの作成が必要です。

② 不在通知機能の活用

Gmailの不在通知機能の設定方法は、PCとスマホ・タブレットで異なるので、それぞれの設定方法を解説していきます。

PCの場合

PCから不在通知の設定をする方法は以下のとおりです。

以上の手順により、Gmailは指定期間の間、自動返信メールを送信します。

スマホ・タブレット(アプリ)の場合

スマホやタブレットのアプリから、不在通知機能を活用する方法は以下のとおりです。

以上の手順を経ることで、いずれの端末のアプリでもGmailの自動返信を設定することができます。

前述した通り、この機能を活用することで、長期的な視点で見ると大きな営業時間の削減に繋がるでしょう。しかし、あくまで営業マンの日々の細かな業務を効率化するものであり、直接的な売上への貢献は期待できません。

営業マンのメールのやり取りは、商談前後の信頼関係づくりに過ぎません。
営業リソースが不足しがちな中小企業が、営業活動をより一層改善していくには、効率化と並行して営業のアウトソーシングといった外部委託の手段も、検討する必要があるでしょう。

まとめ　

Gmailの自動返信機能について解説しました。
Gmailの自動返信は、返信定型文とフィルタの作成を利用するタイプと不在通知機能を活用するタイプとがあります。

いずれの方法も丁寧に説明いたしましたので、円滑に手続きを完了いただけるかと思います。

大変便利な機能なので、ぜひGmailの自動返信機能を活用し、営業効率化を実現しましょう。

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