「名刺の管理が面倒…」「名刺が溜まって整理できない…」こんな悩みを抱えていませんか？名刺は貴重な情報源ですが、管理できないとただの紙切れです。しかし、日々の業務に追われる中で、名刺管理をアナログで行うのは大変。業務効率化やペーパレス化という世の中の流れにも逆行してしまいます。
そこでオススメしたいのが「名刺管理ソフト」です。これを使えば、名刺情報を簡単にデジタル化し、社内に蓄積・共有することが可能となります。
今回は、名刺管理ソフトのメリットと目的に合ったソフトの選び方、代表的なソフトの特徴をご紹介していきます。
名刺管理ソフトとは？
名刺管理ソフトとは、カメラやスキャナーで名刺を読み取るだけで情報をデータ化できる便利なツールのこと。アナログな管理では、名刺を受け取った日の記入やファイリングなどが必要となります。Excelでまとめることもできますが、そのための入力作業はやはり余計な手間と言わざるを得ません。
カメラやスキャナーで読み取ってデータ化するだけで他の人と共有でき、いつでもどこでも名刺の確認ができる名刺管理ソフトはとても有用なものだといえるでしょう。
名刺管理ソフトを利用するメリット
名刺管理ソフトを利用することで得られるメリットには様々なものがありますが、代表的なものとして、次の点が挙げられます。
名刺を探す手間と時間が大幅に削減される
膨大な数の名刺の中から目的の名刺を探し出す。
この作業には結構な手間と時間を要しますが、名刺管理ソフトを利用した場合、名刺情報を見たい相手の名前や会社名を入力すると瞬時に名刺データが表示されるので、大幅に手間と時間を削減することができます。
最新の情報を共有できるので、効率の良い営業活動ができる
名刺管理ソフトを利用すれば、社内の個々人が蓄積した最新の情報を共有することができます。例えば、営業をかけたい相手がいる時に、「社内の別の営業マンが営業をかけていないか？」「営業をかけたなら、それはいつか？結果はどうだったか？」ということを簡単に調べ、無駄な行動を避けることができます。
また、接点を持ちたい人物がいる場合、「自社との接点の有無」を名刺情報を元に簡単に知ることができるため、アプローチが格段に楽になります。
外出先でも簡単に名刺情報を入手できる
紙の名刺を自社に保管している場合、外出先からその情報を確認することはできません。しかし、名刺管理ソフトを利用すれば、外出先からでもその情報を簡単に確認することができます。
外出中に「これから会う相手の役職や名前を忘れてしまった！」という場合も安心のツールといえるでしょう。
名刺管理ソフトの選び方
名刺管理ソフトのメリットを理解できた後に気になるのは、「どうやってソフトを選べば良いか？」ということ。
ここからは、ソフト選びの際に重要な２つの着眼点をご紹介します。
利用目的を明確にする
名刺管理ソフトを選ぶ際は、まず、「利用目的」を明確にしましょう。
名刺管理の目的は
「名刺のデータ化によるペーパーレス化」
「検索時間の短縮による業務効率化」
「名刺情報の共有による営業の効率化」
「顧客管理ソフトとの連携による情報の活用」
などが挙げられますが、利用目的を明確にすればその達成のために「必要な機能」が必然的に決まってきます。
自社の目的と規模感にマッチするソフトを選ぶ
利用目的が決まった後は、必要な「機能」を有した名刺管理ソフトを探しましょう。
例えば、名刺の「データ化と共有化ができればOK」という程度であれば、ほとんどのソフトが満たすので、この場合は、使いやすさを重視して選ぶといいでしょう。「他の管理ソフトとの連携」が目的であれば、該当ソフトと「連携する機能」を持つ名刺管理ソフトでないと話になりません。
また、ここで忘れてはいけないのが、ソフトの「利用コスト」です。適正なコストを考える際に必要な観点は、「オーバースペックではないか？」ということ。
例えば、不要な機能が付いていれば、機能を絞れば安くなるかもしれません。
また、蓄積可能なデータ量がムダに多すぎる場合も、データ量を押さえればコストは下がるでしょう。
おすすめの名刺管理ソフト10選
ここからは、数ある名刺管理ソフトの中から特にオススメのソフトを、それぞれの特長とともにご紹介します。
Sansan
Sansanは、官公庁や自治体、多くの大手企業などが導入する国内シェアNo.1の名刺管理ソフトです。スキャナやスマートフォンで読み取った名刺を、OCR処理・手入力・AI活用によって、ほぼ100%の精度でデータ化。
10カ国を超える言語にも対応しています。さらに、名寄せ機能により、同一人物の異なる名刺を人物単位で一元管理したり、自社との面会やメールなどの接触履歴の蓄積が可能。
膨大な情報を扱う大手企業で特に効果を発揮するソフトです。
Eight
Eightは、ほぼ全ての機能が無料で使用できるクラウド型の名刺管理ソフトです。スマートフォンやタブレットで撮影することで高精度で名刺のデータ化が可能。
断片的なキーワードでも簡単に検索することができ、登録した人物の転職や昇進などの情報も通知してくれます。個人レベルでの手軽な名刺管理に適していますが、有料プランを利用すれば社内でのデータ共有も可能です。
Wantedly People
Wantedly Peopleは、無料で手軽に使える名刺管理ソフトです。名刺データの読み込み速度が優れており、同時に10枚の名刺をデータ化することが可能。
スマートフォンやタブレットの電話帳と同期することで、着信時に名前を表示する機能もあります。名刺管理ソフトの入門編として最適なソフトです。
myBridge
myBridgeは、LINE株式会社が提供する名刺管理ソフトです。URLを相手に送信すれば名刺情報の提供ができるオンライン名刺の発行も可能。
Googleの連絡帳への保存やExcel形式での出力といった便利な機能も搭載。全ての名刺管理機能を無料で使うことができるため、コストをかけず、手軽に名刺管理を行いたい場合にオススメのソフトです。
Knowledge Suite
Knowledge Suiteは、グループウェアや営業支援システム、顧客管理システムなどの機能も搭載したオールインワンの名刺管理ソフトです。従量課金の料金体系なので、余分なコストを省くことが可能。
社員同士でのメッセージや書類のやり取りをソフト上で行えるので、テレワーク環境での業務にも対応できるソフトです。
Scannable
Scannableは、人気メモアプリ「Evernote」の運営会社が提供する名刺管理ソフトです。名刺だけでなく、領収書や文書、ホワイトボードなどもスマートフォンやタブレットで読み取って簡単に保存・共有することが可能。
Evernoteと併用することで使い方の幅が広がるため、Evernoteユーザーには特にオススメです。
SmartVisca
SmartViscaは、セールス・フォース・ドットコム社の営業支援・顧客管理ソフト「Salesforce」の専用ソフトとして開発された名刺管理ソフトです。このソフトを利用すれば、Salesforceへの情報蓄積を一層加速させられます。
運用や操作方法も一元化・共通化されているため、Salesforceユーザーはスムーズに導入できるでしょう。既にSalesforceを導入している、またはこれからの導入を検討している場合にオススメの名刺管理ソフトです。
ホットプロファイル
ホットプロファイルは、名刺管理だけでなく、顧客管理も行える名刺管理ソフトです。「お客様カルテ」という機能を使えば、顧客に関する社内外の情報を1画面にまとめて表示できます。
段階的な導入が可能であり、まずは名刺管理機能のみを利用し、慣れてきたら営業支援機能も追加しよう、という具合に機能を拡張していくことができます。まずは名刺管理から始め、徐々に情報活用の幅を広げていきたい場合にオススメです。
アルテマブルー
アルテマブルーは、「長く使い続ける」を最優先した名刺管理ソフトです。直感的に使い方が分かる操作性の高さと、他社の顧客管理ソフトと連携できることが特長。
導入前にはコンサルタントによる「事前ヒアリング」を受けることができるので、自社とソフトのアンマッチを防ぐことができます。2週間の無料トライアル期間もあるので、名刺管理ソフトの導入に失敗したくない場合にオススメです。
CAMCARD BUSINESS
CAMCARD BUSINESSは、大手から中小企業まで幅広く採用されている名刺管理ソフトです。OCR機能による名刺情報のデータ化は90%を超える高精度で、補正まで含めて最短5分で完了するという圧倒的なデータ化速度に定評があります。
名刺データは自動補正され、Excelでのエクスポートにも対応。オーソドックスな機能は全て搭載している総合力の高いソフトで、事業の規模を問わずオススメできるソフトです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？名刺管理ソフトは、業務の効率化に役立つ便利なツールです。
導入の際には、「目的」を明確に、そして、必要な「機能」を見定めることが大切です。本記事で紹介した内容を参考に、自社に合った名刺管理ソフトの導入を進めてください。
参考記事一覧
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名刺管理ソフトのおすすめ人気ランキング5選【多言語対応タイプも！】（mybest）
【法人・個人別】名刺管理ソフトを徹底比較！比較表・料金・選び方も（ITトレンド）
【2021年版】名刺管理ソフト・アプリ おすすめ12選を徹底比較（NotePM）
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