新型コロナウイルス感染症の拡大により、会議を対面ではなく画面越しで行う企業が増えています。そもそもリモート会議とは何か。どのようなメリット、デメリットがあるのか。どのツールでリモート会議が出来るのか。基本的な情報を説明していきます。
リモート会議とは
リモート会議とは、遠方にいる人とWeb・テレビ・電話回線を利用してオンライン上で行う会議のこと。新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、リモートワークやテレワークが進む中、その活用が進んでいます。
メリットは
- 場所を問わず開催できる
- 移動の時間・手間を省くことができる
- 遠距離にいる相手とも気軽にコミュニケーションがとれる
- 配布資料の準備が不要
の4つ。それぞれのポイントについて見ていきましょう。
① 場所を問わず開催できる
リモート会議はオンライン上で行うもの。したがって、ネット回線や電話回線等の環境さえあれば、どんな場所でも開催することができます。
②移動の時間・手間を省くことができる
リモート会議は“今”いる場所で会議に参加することが可能。したがって、会議に出るために移動する時間はもとより、会議室の手配も不要となります。会議室を借りていた場合、その費用もかかりません。
③ 遠距離にいる相手とも気軽にコミュニケーションがとれる
リモート会議はパソコンやスマートフォン、タブレットを活用することで参加が可能。したがって、どんな遠方にいる相手とでも気軽にコミュニケーションをとることができます。
④配布資料の準備が不要
リモート会議はオンライン上で開催するもの。したがって、会議に使用する資料はオンライン上で共有をすることが出来るため、参加者に渡す資料を準備する必要がありません。
上記のようなメリットがあるリモート会議ですが、デメリットも存在します。
デメリットとは
- 音声トラブルがあった場合、発生し会議の進行を妨げる可能性がある
- 相手の表情や態度を察知しにくい
の2つ。それぞれについて、見ていきましょう。
① 音声トラブルがあった場合、発生し会議の進行を妨げる可能性がある
リモート会議は電話回線やネット回線を利用して行うオンライン会議。したがって、回線の環境が悪ければ、相手の話している声や様子が分かりにくくなる可能性があります。音声トラブルのないように環境を整えることが重要です。
② 相手の表情や態度を察知しにくい
リモート会議は参加者と対面で会って話すわけではありません。したがって、会議室などで対面で話す場合に比べて、相手の表情や態度が伝わりづらく、雰囲気などを読み取りにくいことがあります。通常のMTGはリモート会議で、重要な会議等は対面で、と使い分けるのもおすすめです。
リモート会議を行う上で重要なポイント
ネットや電話回線など、利用する環境さえ整えばいつでもどこでも開催することができるリモート会議。実施する際に重要なポイントとして
- 会議で使用する資料を事前に共有する
- 会議を開始する前に使用するツールの動作確認をする
- 会議を開催する目的と議題を共有する
- 会議のルールを決めておく
- 参加者の状況を確認しながら行う
などが挙げられます。リモート会議は、オンラインで行われます。したがって、回線がつながらない、音声が届かない、などのトラブルが発生することもしばしばあります。
使用するツールの動作確認をして、問題が無いかを確認しておくようにしましょう。また、参加者が各自、会議の内容を把握しておくために、使用する資料を事前に共有しておくことがおすすめです。
リモート会議では、参加者がそれぞれのタイミングで話し始めると、収集が付かなくなることも。発言する人以外はマイクをミュートにする、カメラはオンにしておく、などのルールを決めておくと良いでしょう。
おすすめのWeb会議ツール10選
ここからは、Web会議におすすめのツールを紹介していきます。
Zoom
Zoomは、知名度NO.1のWeb会議ツールです。Zoomの1番の魅力は無料版で最大100人まで会議が出来ること。
Zoomの特徴は
会議の様子を保存できる
バーチャル背景機能がある
パソコン、スマホのどちらからでも参加が可能
URLを共有するだけで簡単に会議に参加することができる
4つあります。
①会議の様子を保存できる
会議中の動画や音声を録画・録音しておくことができます。したがって、会議の議事録を取る必要がありません。
②バーチャル背景機能がある
カメラを使って自分を写す必要がある会議の場合、部屋の様子・周りの状態を隠したい時に使う機能です。
③パソコン、スマホのどちらからでも参加が可能
端末や回線状況を見ながら通信を最適化するため、パソコン・スマホのどちらからでも会議に参加をすることが出来ます。
④ URLを共有するだけで簡単に会議に参加することができる
Zoomは、会議を開催するホストが共有するURLをクリックするだけで会議に参加ができます。したがって、ツールをダウンロードする必要がありません。
Zoomの使用料金は、基本、 無料。
グループミーティングは40分までで、
• 2,000円/1ホスト（プロ）
• 2,700円/1ホスト（ビジネス）
となっています。
Google Meet
Google Meetは、Googleが提供するWeb会議システムです。
Google Meetの特徴として
・専用アプリケーションのインストールは不要
・優れたセキュリティ性能
・会議中の画面レイアウトが柔軟
などが挙げられます。
① 専用アプリケーションのインストールは不要
Google MeetはChrome、Firefox、Microsoft Edge、Apple Safariに対応しており、これらのwebブラウザを起動してGmail、カレンダーなどから会議の設定や参加が可能です。専用アプリケーションのインストールは必要ありません。
② 優れたセキュリティ性能
Google Meetは社内でのコミュニケーションや文書作成をweb上で行い共有していくサービスとして、ビジネス用に開発されたツールです。したがって、外部からの侵入や情報流出を防ぐセキュリティ性能に優れています。
③ 会議中の画面レイアウトが柔軟
Google Meetは会議中の画面レイアウトが柔軟に選べます。
例えば、特定の人をピン止めしたり、発話中の人に画面を自動で切り替えたり、レイアウトを選ぶ、などのことが可能です。
Google Meetの利用料金は無料。ただし、会議時間は60分までとなっています。3,000円/月の利用料金を支払えば、会議時間は無制限で録画も可能となります。
Google ハングアウト
Google ハングアウトはGoogle Meetと基本的な機能が同じツールです。
違う点として、会議主催者も参加者もGoogleアカウントが必須。
この他の特徴として
①無料版のみ
②最大参加者２５名まで
③接続時間の制限なし
などが挙げられます。
Googleアカウントを持っていて、少人数で会議を気軽にする時に便利なツールといえます。
Slack
Slackは、75 万社を超える企業が利用しているツールです。主に社内チャットツールとして使われていますが、気軽にリモート会議を開催することが可能。
特徴として
①通話は15人まで
②マーカー機能
などが挙げられます。
Slackの料金は無料。接続時間は無制限ですが、1対1のみでの利用が条件となっています。850円/月の利用料金を支払うことによって、接続時間無制限、15人までの参加が可能となります。
また、1600円/月の利用料金を支払えば、サポート体制の利用が可能です。
Chatwork Live
Chatworkとは、26万社以上の企業で導入されているビジネスチャットツールのこと。チャット機能だけでなく、ビデオ通話・音声通話の機能が備わっており、ビジネスでの情報共有の円滑化や業務の効率化のために活用することができます。
Chatwork Liveの特徴としては
① 有料プランユーザーが参加することにより最大14人まで同時に会議ができる
②チャット画面からすぐにリモート会議が行える
ということ。
無料で利用することができますが、個人で導入する場合400円/月、組織で導入する場合は500円/月、管理機能が強化されたものを利用する場合、800円/月の利用料金が必要となります。
Microsoft Teams
Teamsとはマイクロソフト社が推奨するMicrosoft365のコミュニケーションツールです。
その特徴は
① 最大300人が参加できるオンラインビデオ会議
②10,000人が参加できるオンラインイベントの開催が可能
③ 会議終了後、議事録をWord形式で保存
④ 他言語の相手とチャットをする際の翻訳機能
の4つ。
無料で利用することもできますが、ベイシックプランは540円/月、スタンダードプランは1360円/月、オンラインイベントを開催するプランは2,170円/月の利用料金が必要です。
Skype Meet Now
Skypeはテレビ電話で知名度の高いツールです。そのSkypeがビジネス用に開発した新機能がSkype Meet Now。
Skype Meet Nowの特徴は
①会議開催者でもSkypeのアカウントは必要なし
②URLのみで会議に参加できる
③チャット機能、リアクションボタンも完備
④全ての機能において無料
ということ。アカウントが不要で全ての機能を無料で利用できるので、とても便利なツールだといえるでしょう。
Lite FreshVoice
Lite FreshVoiceは、エイネット株式会社のブラウザ型リモート会議システムです。
その特徴として
① ＩＤ・アカウント・ログイン不要
② URLを共有するだけで会議に参加出来る
③サポート体制が充実
④セキュリティ保険付き
ということが挙げられます。料金は、15,000円～/月となっています。
V-CUBE ミーティング
V-CUBEはリモート会議において業界シェアNo.1のツールです。製品全体がとても洗練されており、その特徴として
① マイクやカメラの認識状態をチェック項目が充実
②スキルのないユーザーにも比較的分かりやすい
ということが挙げられます。
料金は、初期費用:5,500円(ポート)、月額11,000円となっています。
LiveOn
4500社以上の導入実績があるLiveOn。CD並みの音声品質と途切れを回避する独自機能を搭載し、カスタマイズにも柔軟に対応できるリモート会議システムとして重宝されています。
その特徴は
①完全定額制
②映像・音声が高品質
というもの。
料金は、初期費用78000円、月額3000円となっています。
Web会議システムを選ぶポイント
いくつも種類があって分からないって方は、コミュニケーション機能(音声・映像)、情報共有機能(資料共有、ホワイトボード)、記録機能(録音・録画)など、「必要な機能があるか」に着目するといいでしょう。また、通信品質や利用時間、何人まで繋げることが出来るかも重要です。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
リモート会議は、環境を整えることができれば、時間と場所を選ばずに利用することができる便利なシステムです。
本記事で紹介した内容を参考に、導入を検討してみて下さい。
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